Hoe ATALIAN dagelijks meer dan 80 gebouwen van KU Leuven gebruiksklaar maakt

Om 5 uur ’s morgens start de werkdag in het Sportkot van KU Leuven. Terwijl de campus nog slaapt, zijn de eerste medewerkers van ATALIAN al aan de slag. Twee uur later arriveren de eerste sporters. Tegen 8 uur moeten de leslokalen verspreid over Leuven en Heverlee klaar zijn voor een nieuwe academische dag. Wat voor studenten, onderzoekers en medewerkers vanzelfsprekend lijkt, vraagt achter de schermen een nauwgezette organisatie, sterke teams en een constante focus op kwaliteit. Sinds 1 januari 2014 vertrouwt KU Leuven op ATALIAN als schoonmaakpartner. In de voorbije twaalf jaar groeide die samenwerking uit tot een duurzaam partnerschap waarin vertrouwen, transparantie en betrokkenheid centraal staan.

Een campus die elke dag opnieuw tot leven komt

KU Leuven behoort tot de grootste en meest gerenommeerde universiteiten van Europa. Dagelijks maken duizenden studenten, onderzoekers, professoren en bezoekers gebruik van tientallen gebouwen verspreid over Leuven en Heverlee. Die dynamische omgeving brengt bijzondere uitdagingen met zich mee. Leslokalen moeten vóór de start van de lessen gebruiksklaar zijn. Bibliotheken ontvangen tijdens examenperiodes een constante stroom studenten. Sportfaciliteiten worden al vroeg in de ochtend intensief gebruikt. Daarnaast moeten ook burelen, sanitaire ruimtes, gangen en gemeenschappelijke zones voortdurend voldoen aan dezelfde kwaliteitsstandaard. Bij ATALIAN wordt die uitdaging dagelijks aangegaan door ervaren teams die de universiteit door en door kennen. De organisatie van de dienstverlening gebeurt per cluster. District Manager Khalid staat in voor ongeveer veertig gebouwen in Leuven centrum. District Manager Sam beheert veertig gebouwen in Heverlee en daarnaast ook zeven gebouwen van het Sportkot. Samen zorgen zij ervoor dat de dienstverlening afgestemd blijft op de noden van elke locatie.

Mensen maken het verschil

Wanneer gevraagd wordt naar de grootste sterkte van de samenwerking, komt één element steeds terug: de mensen. ATALIAN zet bewust in op stabiele teams en een laag personeelsverloop. Veel medewerkers werken al jarenlang op dezelfde locaties. Daardoor kennen ze niet alleen de gebouwen, maar ook de gebruikers, de verwachtingen en de specifieke aandachtspunten van elke omgeving. Die continuïteit zorgt voor vertrouwen en efficiëntie. Voor KU Leuven betekent dit dat vertrouwde gezichten aanwezig blijven op de campus. Voor de medewerkers betekent het dat zij zich verbonden voelen met hun werkplek en trots zijn op hun bijdrage aan de dagelijkse werking van de universiteit. Om die kwaliteit te blijven garanderen, investeert ATALIAN voortdurend in opleiding en ontwikkeling. Medewerkers volgen trainingen rond schoonmaaktechnieken, veiligheid, ergonomie, duurzaam productgebruik en klantgericht werken. Nieuwe medewerkers worden zorgvuldig begeleid zodat de kwaliteitsstandaard overal dezelfde blijft. Want of het nu gaat om een leslokaal, een bureau, een bibliotheek of een sporthal: de verwachtingen van de klant zijn overal even hoog.

De schoonmaakwerking van een universiteit volgt het ritme van het academiejaar.

Tijdens lesweken ligt de focus op het dagelijks gebruik van de gebouwen. In examenperiodes verschuift de aandacht naar locaties met een uitzonderlijk hoge bezettingsgraad, zoals de drie grote bibliotheken van KU Leuven. Daar stijgt de gebruiksintensiteit aanzienlijk en wordt de druk op de dienstverlening groter. Voor ATALIAN betekent dit voortdurend anticiperen, plannen en bijsturen. De operationele teams stemmen hun werking af op de verschillende periodes binnen het academiejaar. Tijdens de twaalf lesweken ligt de focus op maximale beschikbaarheid. Tijdens niet-lesweken worden aanvullende werkzaamheden uitgevoerd en wordt de planning geoptimaliseerd om afwezigheden en verlofperiodes efficiënt op te vangen. Achter die flexibiliteit schuilt een duidelijke ambitie: overal dezelfde kwaliteit leveren, ongeacht de locatie of het moment van het jaar.

Meten, opvolgen en verbeteren

ATALIAN werkt met een gestructureerde aanpak voor kwaliteitsopvolging. District Managers voeren regelmatig controles uit op de verschillende locaties. Resultaten worden opgevolgd, besproken en waar nodig vertaald naar concrete verbeteracties. Daarnaast wordt maandelijks gerapporteerd via het SharePoint-platform van KU Leuven, zodat alle betrokken partijen over dezelfde informatie beschikken. Ook de samenwerking met de contractopvolgers van KU Leuven speelt hierin een belangrijke rol. Feedback van gebouwgebruikers en studenten wordt actief opgevolgd en teruggekoppeld naar de operationele teams. Tijdens maandelijkse operationele overlegmomenten worden alle clusters besproken, kwaliteitscontroles geëvalueerd en eventuele aandachtspunten gezamenlijk aangepakt. Die transparante werkwijze zorgt ervoor dat uitdagingen snel worden geïdentificeerd en opgelost.

Open communicatie als fundament

Na meer dan twaalf jaar samenwerking is één van de belangrijkste succesfactoren nog steeds dezelfde: open communicatie. Bij ATALIAN geloven we sterk in een eenvoudige maar krachtige aanpak. We doen ons niet beter voor dan we zijn. We communiceren eerlijk over uitdagingen, denken mee in oplossingen en nemen verantwoordelijkheid voor onze afspraken. Of zoals Wendy Noben, key account manager van dit team het zelf samenvat: “We zeggen wat we doen en we doen wat we zeggen. Die mentaliteit heeft geleid tot een sterke vertrouwensrelatie tussen KU Leuven en ATALIAN. Problemen worden bespreekbaar gemaakt, verwachtingen zijn duidelijk en beslissingen worden genomen vanuit een gedeeld belang: een kwalitatieve en aangename omgeving voor iedereen die op de campus aanwezig is.”

Samen werken aan een duurzame toekomst

Ook duurzaamheid maakt integraal deel uit van de samenwerking. ATALIAN werkt met ecologische schoonmaakproducten en duurzame schoonmaakmethodes. Daarnaast ondersteunen we de universiteit bij een efficiënte gescheiden afvalinzameling voor restafval, PMD en groenafval. Maar duurzaamheid gaat verder dan producten alleen. Het zit ook in de manier waarop medewerkers worden opgeleid, hoe processen worden georganiseerd en hoe langdurige relaties worden opgebouwd. Dat laatste bewijst de samenwerking tussen KU Leuven en ATALIAN misschien wel het best. Wat in 2014 begon als een schoonmaakcontract, groeide uit tot een partnerschap gebaseerd op wederzijds vertrouwen, betrokken medewerkers en een gedeelde focus op kwaliteit. Elke ochtend opnieuw, nog vóór de eerste studenten arriveren, zetten de teams van ATALIAN zich in om de campus gebruiksklaar te maken, omdat zij begrijpen dat hun werk speelt in het dagelijks functioneren van een van Europa’s toonaangevende universiteiten.