Gezien onze bestendige groei wenst onze maatschappij haar operationele ploeg in Vlaanderen uit te breiden met een (m/v):
Office Administrator – HR Gent – (M/V)
Vanuit het kantoor te Gent ben je als office administrator verantwoordelijk voor het mee-opvolgen van de administratie van de dagdagelijkse activiteiten zowel op het vlak van lokale facturatie maar met sterke focus op personeelszaken. Je werkt nauw samen met de district managers om de facturatie naar de klant enerzijds en de personeelsadministratie van de medewerkers anderzijds vlot te laten verlopen.
Taken en verantwoordelijkheden:
– Je ondersteunt de lokale HR-afdeling van Brussel bij tal van administratieve taken zoals de opmaak van de arbeidscontracten, de rekrutering, de administratieve opvolging van nieuw uitvoerend personeel en het inplannen van medische controles, enz…
– Je staat in voor de dagelijkse algemene administratie binnen het kantoor. Dit omvat onder meer: het beheren van de arbeidskledij, het opvolgen van het wagenpark voor onze medewerkers, het administratief opvolgen van arbeidsongevallen, het opvolgen van klachten van de klanten, het onthalen van bezoekers, het opvolgen van de inkomende en uitgaande post en dergelijke meer.
– Je bent verantwoordelijk voor de lokale facturatie waarbij je onder meer instaat voor de opmaak, ingave en afsluiting van diverse werkbonnen voor de onderaannemer van de maatschappij. Je zorgt voor de opmaak van facturen. Na uitvoering van de taken door de onderaannemers controleer je de ontvangen facturen. Je verzorgt eveneens de rapporteringen op het vlak van rentabiliteit.
– Je beheert de administratieve opvolging van de klantendossiers die je worden overhandigd door de medewerkers van het Sales & Marketing departement of via de operationele district managers. Deze opvolging houdt onder meer in het dagelijks opvolgen van de noodzakelijke elementen die deel uitmaken van klantendossiers (werkbonnen, gepresteerde uren); het voorbereiden van de facturatie aan de klanten en het rapporteren hiervan aan de centrale billing dienst alsook het analyseren van de facturatie aan de klanten.
– Je staat in voor de opvolging van de elektronische voorraadbestellingen zoals deze worden aangereikt door onze leveranciers en operationeel worden beheerd door de district managers teneinde een economisch correcte bestelling te kunnen garanderen.
Jouw profiel:
- Na je hogere opleiding heb je minstens een eerste ervaring opgedaan in HR administratie;
- Je bent nauwkeurig, stipt en kritisch;
- Je bent cijfergericht;
- Je werkt zelfstandig en draagt discretie hoog in het vaandel;
- Je bent stressbestendig en behoudt het overzicht op chaotische momenten;
- Je bent een klantgerichte teamspeler die de nodige flexibiliteit aan boord kan leggen;
- Je bent een vlotte communicator, zowel gesproken als geschreven;
- Je hebt een uitstekende kennis van de Nederlandse taal;
- Je beheerst de courante MS Office – toepassingen (Word, Excel, Outlook).
Wat bieden wij:
- Je komt terecht in het backoffice team van Gent en ondersteunt de operationele medewerkers met je administratieve kennis en kunde.
- Je mag rekenen op de nodige interne en externe opleidingen, in functie van de noden.
Plaats van tewerkstelling:
België – Vlaanderen – ATALIAN kantoor Gent
Interesse?
Stuur uw motivatiebrief en cv per mail naar
Garwin Passeleur → Garwin.Passeleur@atalianworld.com
