Comment ATALIAN prépare chaque jour plus de 80 bâtiments de la KU Leuven à accueillir leurs usagers
À 5 heures du matin, la journée de travail commence au Sportkot de la KU Leuven. Alors que le campus dort encore, les premiers collaborateurs d’ATALIAN sont déjà à l’œuvre. Deux heures plus tard, les premiers sportifs arrivent. À 8 heures, les salles de cours réparties entre Louvain et Heverlee doivent être prêtes pour une nouvelle journée académique. Ce qui semble naturel pour les étudiants, les chercheurs et les membres du personnel exige, en coulisses, une organisation minutieuse, des équipes solides et une attention constante à la qualité.
Depuis le 1er janvier 2014, la KU Leuven fait confiance à ATALIAN comme partenaire de nettoyage. Au cours des douze dernières années, cette collaboration s’est transformée en un partenariat durable fondé sur la confiance, la transparence et l’engagement.
Un campus qui reprend vie chaque jour
La KU Leuven figure parmi les universités les plus importantes et les plus réputées d’Europe. Chaque jour, des milliers d’étudiants, chercheurs, professeurs et visiteurs fréquentent des dizaines de bâtiments répartis entre Louvain et Heverlee.
Cet environnement dynamique présente des défis particuliers. Les salles de cours doivent être prêtes avant le début des cours. Les bibliothèques accueillent un flux constant d’étudiants pendant les périodes d’examens. Les infrastructures sportives sont utilisées intensivement dès les premières heures de la matinée. En parallèle, les bureaux, sanitaires, couloirs et espaces communs doivent répondre en permanence aux mêmes exigences de qualité.
Chez ATALIAN, ce défi est relevé chaque jour par des équipes expérimentées qui connaissent parfaitement l’université. L’organisation des services est structurée par clusters. Le District Manager Khalid est responsable d’environ quarante bâtiments dans le centre de Louvain. Le District Manager Sam gère quarante bâtiments à Heverlee ainsi que sept bâtiments du Sportkot. Ensemble, ils veillent à ce que les prestations restent adaptées aux besoins de chaque site.
Les personnes font la différence
Lorsqu’on évoque le principal atout de cette collaboration, un élément revient systématiquement : les personnes.
ATALIAN mise délibérément sur des équipes stables et un faible taux de rotation du personnel. De nombreux collaborateurs travaillent depuis des années sur les mêmes sites. Ils connaissent ainsi non seulement les bâtiments, mais aussi leurs utilisateurs, leurs attentes et les spécificités de chaque environnement.Cette
continuité favorise la confiance et l’efficacité. Pour la KU Leuven, cela signifie retrouver des visages familiers sur le campus. Pour les collaborateurs, cela crée un sentiment d’appartenance à leur lieu de travail et une réelle fierté de contribuer au bon fonctionnement quotidien de l’université.
Afin de garantir durablement cette qualité, ATALIAN investit continuellement dans la formation et le développement de ses équipes. Les collaborateurs suivent des formations portant sur les techniques de nettoyage, la sécurité, l’ergonomie, l’utilisation durable des produits et l’orientation client. Les nouveaux employés sont accompagnés avec soin afin d’assurer un niveau de qualité homogène sur tous les sites.
Qu’il s’agisse d’une salle de cours, d’un bureau, d’une bibliothèque ou d’un hall sportif, les attentes du client restent partout aussi élevées.
Une organisation qui suit le rythme de l’année académique
L’activité de nettoyage d’une université suit le rythme de l’année académique.
Pendant les semaines de cours, l’accent est mis sur l’usage quotidien des bâtiments. Durant les périodes d’examens, l’attention se porte davantage sur les sites à très forte fréquentation, comme les trois grandes bibliothèques de la KU Leuven. L’intensité d’utilisation y augmente considérablement, tout comme les exigences envers les services.
Pour ATALIAN, cela implique une anticipation constante, une planification rigoureuse et des ajustements permanents. Les équipes opérationnelles adaptent leur organisation aux différentes périodes de l’année académique. Durant les douze semaines de cours, l’objectif est de garantir une disponibilité maximale. Pendant les périodes sans cours, des travaux complémentaires sont réalisés et les plannings sont optimisés afin de gérer efficacement les absences et les congés.
Derrière cette flexibilité se cache une ambition claire : offrir partout la même qualité, quel que soit le lieu ou le moment de l’année.
Mesurer, suivre et améliorer
ATALIAN applique une approche structurée du suivi de la qualité.
Les District Managers réalisent régulièrement des contrôles sur les différents sites. Les résultats sont analysés, discutés et, si nécessaire, traduits en actions d’amélioration concrètes.
Par ailleurs, un reporting mensuel est effectué via la plateforme SharePoint de la KU Leuven afin que toutes les parties concernées disposent des mêmes informations.
La collaboration avec les responsables du suivi du contrat au sein de la KU Leuven joue également un rôle essentiel. Les retours des utilisateurs des bâtiments et des étudiants sont activement pris en compte et transmis aux équipes opérationnelles.
Lors des réunions opérationnelles mensuelles, tous les clusters sont passés en revue, les contrôles qualité sont évalués et les éventuels points d’attention sont traités collectivement. Cette méthode de travail transparente permet d’identifier et de résoudre rapidement les défis rencontrés.
Une communication ouverte comme fondement
Après plus de douze années de collaboration, l’un des principaux facteurs de réussite reste inchangé : une communication ouverte.
Chez ATALIAN, nous croyons fermement à une approche simple mais efficace. Nous ne cherchons pas à paraître meilleurs que nous ne sommes. Nous communiquons honnêtement sur les défis rencontrés, nous participons activement à la recherche de solutions et nous assumons pleinement nos engagements.
Comme le résume Wendy Noben, Key Account Manager de cette équipe : « Nous disons ce que nous faisons et nous faisons ce que nous disons. »
Cette philosophie a permis de construire une relation de confiance solide entre la KU Leuven et ATALIAN. Les problèmes sont abordés ouvertement, les attentes sont claires et les décisions sont prises dans un intérêt commun : offrir un environnement de qualité et agréable à toutes les personnes présentes sur le campus.
Construire ensemble un avenir durable
La durabilité fait également partie intégrante de cette collaboration.
ATALIAN utilise des produits de nettoyage écologiques et des méthodes de travail durables. Nous accompagnons également l’université dans la mise en place d’une collecte sélective efficace des déchets résiduels, des PMC et des déchets verts.
Mais la durabilité va bien au-delà des produits. Elle se retrouve également dans la manière dont les collaborateurs sont formés, dont les processus sont organisés et dont les relations à long terme sont développées.
La collaboration entre la KU Leuven et ATALIAN en est sans doute la meilleure illustration. Ce qui a commencé en 2014 comme un simple contrat de nettoyage est devenu un partenariat fondé sur la confiance mutuelle, l’engagement des collaborateurs et une volonté commune d’excellence.
Chaque matin, bien avant l’arrivée des premiers étudiants, les équipes d’ATALIAN s’investissent pour préparer le campus à accueillir ses usagers, conscientes que leur travail contribue directement au bon fonctionnement quotidien de l’une des universités les plus prestigieuses d’Europe.
